Często słyszymy, że pracownicy chcą się szkolić, jednak nieraz doświadczamy również czegoś jakby odwrotnego. Wysyłając pracownika na szkolenie, spotykamy się z jego negatywną reakcją. Przykładowo część osób nie jest zadowolona z terminu szkolenia. W obszarze tym pojawia się sporo fundamentalnych pytań dotyczących realizacji szkoleń i procesów rozwojowych w kontekście obowiązujących przepisów i uwarunkowań formalnych. Jak radzić sobie z tymi wyzwaniami, rozmawiamy z Małgorzatą Malczewską, specjalistą i konsultantem w zakresie prawa pracy i jego stosowania, ekspertem-doradcą HR w Banku Ochrony Środowiska S.A.

Szkoleniami zajmuję się od prawie 20 lat. Jest to obszar zmieniający się bardzo dynamicznie. Zmienia się bowiem wszystko: odbiorcy szkoleń, metody szkoleniowe, przedmiot szkoleń. Szkoleniowiec nie może zatem narzekać na nudę. Zacznę jednak od podstawowych pytań. Kiedy możemy kierować pracowników na szkolenia, a kiedy jest to obowiązkowe? Co na to kodeks pracy?

Chcąc udzielić wyczerpującej odpowiedzi na to pytanie, posłużę się kodeksem pracy. Kodeksowo [art. 94 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) – dalej k.p.] pracodawca jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ten nie oznacza jednak, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia. Obowiązek należy rozumieć jako zapewnienie pracownikom warunków sprzyjających dokształcaniu. Decyzja pracodawcy o wysłaniu pracownika na szkolenie, czy też wyrażenie zgody na jego odbycie, ma charakter uznaniowy. Istnieje jednak jeden wyjątek – pracodawca ma obowiązek zapewnić szkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy, podobnie w zakresie prowadzenia szkoleń okresowych. Szkolenia te odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, a pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia (art. 2373 § 3 k.p.).

Często słyszę takie sformułowanie: „Jak firma chce mnie szkolić po godzinach pracy – to niech płaci za nadgodziny”. Czy to właściwy tok myślenia pracownika?

Nie jest to dobre podejście, aczkolwiek czasem używane przez pracowników. Świadomość dążenia do własnego rozwoju i poszerzenia wiedzy powinna być ważnym elementem w życiu zawodowym każdego pracownika. Zrozumienie tego wymaga zmiany świadomości obu stron procesu – pracownika i pracodawcy, ponieważ celem jest zbudowanie świadomości i przekonania, iż pracownik to ważny element koncepcji doskonalenia i rozwoju organizacji.

Jeśli pracownik jest szkolony, by rozwijać swoje kompetencje biznesowe lub specjalistyczne, to czy dział HR może użyć sformułowania, że dzięki inwestycji (swojego czasu) stajemy się atrakcyjnym „produktem” rynku pracy również dla innych pracodawców w sytuacji, kiedy chcemy zmienić miejsce pracy?

To może być jeden z argumentów. Myślę jednak, że pracodawca powinien uzmysłowić pracownikowi jego przydatność dla organizacji po zakończonym szkoleniu czy też serii szkoleń specjalistycznych, które dają większe możliwości przewodzenia w grupie, tworzenia nowych koncepcji i wdrażania ich w życie, zachęcania do innowacji, udziału w tworzeniu strategii rynkowych itp. Innymi słowy – dają zapewnienie poczucia bezpieczeństwa i rozwoju w macierzystej organizacji.

Są też szkolenia konieczne do dopuszczenia do pracy. Czy możemy wysłać pracownika na tego typu szkolenie poza godzinami pracy?

Poza szkoleniami z zakresu bhp, których brak powoduje niedopuszczenie do pracy, istnieje wiele szkoleń, bez których trudno byłoby rozpocząć pracę. Dotyczy to praktycznych szkoleń specjalistycznych, wymaganych np. w związku z wprowadzeniem nowego produktu na rynek czy też z koniecznością przyswojenia zasad obsługi urządzeń i narzędzi pracy, bez których nie będzie możliwe rozpoczęcie pracy przez pracownika. Nie budzi to wątpliwości, o ile w ramach szkolenia pracownik wykonuje zalecaną pracę, jednak zalecane szkolenia poza godzinami pracy muszą być rekompensowane jak praca w nadgodzinach. Tak więc praktyczne szkolenia pracowników powinny odbywać się w ramach czasu pracy.

Przypuśćmy, że jest sobota. Czy możemy w tym dniu wysłać pracownika na szkolenie – takiego typu szkolenie? I czy za ten dzień należy się pracownikowi dzień wolny lub wypłata nadgodzin?

Możemy, ale szkolenie to być może będzie musiało być rozliczone tak jak praca w nadgodzinach. Wiele zależy od rodzaju szkolenia. Najlepiej, aby regulowały to wewnętrzne przepisy w firmie. Przyjmuje się, że podnoszenie przez pracownika kwalifikacji z inicjatywy pracodawcy, który organizuje lub wykupuje szkolenie dla pracowników, nie może powodować obniżenia wynagrodzenia pracownika lub odpracowywania przez niego godzin brakujących do wymiaru czasu pracy w związku z nieświadczeniem przez niego pracy w czasie szkolenia. Tak więc jeżeli szkolenie jest organizowane w godzinach pracy, czas spędzony na podnoszeniu kwalifikacji powinien być bezwzględnie zaliczony do czasu pracy. Problem pojawia się przy szkoleniach organizowanych poza czasem pracy lub w dniach wolnych. Nie ma przepisów, które by tę kwestię jednoznacznie rozstrzygały. Przepisy o czasie pracy zaliczają do niego okresy pozostawania przez pracownika w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu przez niego wyznaczonym. Wielu ekspertów z dziedziny prawa pracy dzieli szkolenia na obowiązkowe i dobrowolne, z których obowiązkowe powinny być zaliczane do czasu pracy, ponieważ pracownicy, uczestnicząc w nich, wykonują polecenie pracodawcy. Żaden z przepisów prawa pracy nie reguluje wprost kwestii kwalifikowania szkoleń służących podnoszeniu kwalifikacji zawodowych pracowników. Dotyczy to także szkoleń zawodowych z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą na podstawie umowy zawartej przez strony. Jest to wciąż temat dyskusyjny, przedmiot sporów ekspertów, z których część uważa, że w sytuacji gdy szkolenie jest obowiązkowe dla pracownika i wynika z polecenia pracodawcy, to powinno ono zostać zaliczone do czasu pracy. Inaczej jest w przypadku szkoleń dobrowolnych. Jeśli pracodawca ograniczył się do umożliwienia pracownikom przeszkolenia w zakresie obsługi programu komputerowego typu Word czy Excel, odbycia kursu językowego lub zapewni pracownikowi inne szkolenie w ramach ogólnego rozwoju i podniesienia pozycji pracownika na rynku pracy, to wtedy czas trwania szkolenia nie musi być wliczany w całości do czasu pracy, a podjęcie szkolenia wynika z decyzji pracownika, który czerpie z tego korzyść, przeznaczając czas wolny na zdobywanie wiedzy. Tak więc pracodawca nie musi zaliczać czasu trwania szkoleń prowadzonych w weekend (poza szkoleniami bhp) do czasu pracy, gdyż nie wynika to z żadnego przepisu prawa pracy. Przy tym ważne jest, że chociaż żaden przepis nie przewiduje obowiązku zaliczania szkoleń do czasu pracy, to nie mogą one naruszać prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.

Widzę, że kwestie te są dość złożone i wcale nie takie oczywiste. Co się dzieje z „czasem pracy” w przypadku ciągle powracającego tematu szkoleń językowych? Co na ten temat możemy powiedzieć? Wszyscy zawsze chcą się uczyć angielskiego…

Szkolenia językowe podlegają takim samym zasadom jak pozostałe i zawierają się w zobowiązaniu pracodawcy do ułatwiania podnoszenia kwalifikacji pracowników. Przepisy prawa pracynie ograniczają pojęcia podnoszenie kwalifikacji zawodowych tylko w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika. Mogą też mieć zastosowanie w przypadku, gdy jest planowany awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. zmianę stanowiska, czy też wprowadzić zmianę działalności firmy. W rezultacie, w określonych sytuacjach, zdobywanie wiedzy ogólnej może także stanowić podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. To pracodawca ocenia swoje potrzeby co do pożądanych kompetencji lub ogólnej wiedzy pracowników i w związku z tym możliwe jest uzasadnienie w takim przypadku takich potrzeb jak np. szkolenie językowe. Nie można jednak uznać za podnoszenie kwalifikacji zawodowych takiego rodzaju kształcenia,w wyniku którego zdobywana wiedza czy umiejętności w żaden sposób nie wiążą się z zakresem obowiązków pracownika (aktualnych, jak również w obiektywnie przewidywalnej przyszłości). Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na sfinansowanie kosztów nauki pracownika, to wówczas świadczenia otrzymane przez pracownika stanowić będą przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Co zrobić z pracownikiem, który permanentnie odmawia udziału w szkoleniach bez istotnego uzasadnienia?

Jeśli pracownik nie czuje potrzeby uczestniczenia w szkoleniach podnoszących jego kwalifikacje zawodowe, systematycznie odmawia udziału w nich lub nie stawia się na szkoleniu (nawet w czasie wolnym), a pracodawca nie zamierza rekompensować czasu szkolenia i nie kwalifikuje go jako czasu przepracowanego, to nieobecność taka może zostać potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w zakresie wykonywania poleceń przełożonego. Taka postawa może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę, przy czym należy pamiętać o zgromadzeniu odpowiedniej dokumentacji oraz o tym, że czas takiego szkolenia poza godzinami pracy nie może naruszać dobowego i tygodniowego prawa do nieprzerwanego wypoczynku pracownika.

Czy wg Pani e-learning oraz szkolenia on-line mogą być antidotum na powyższe kwestie?

Jak najbardziej, zwłaszcza kiedy pracownik ma możliwość przerywania takiego szkolenia, kontynuowania po przerwie i korzystania z niego w dowolnym dla siebie czasie.

Chciałam jeszcze dopytać o kwestie związane z urlopami szkoleniowymi. Kiedy należy ich udzielić?

Regulacje kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników odnoszą się do większości sytuacji, w których dokształcanie pracownika pozostaje w związku z wykonywaną pracą lub oczekiwaniami pracodawcy i odbywa się za jego zgodą (lub z jego inicjatywy). W takim przypadku urlop szkoleniowy należy do ustawowych uprawnień pracownika dokształcającego się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy i przysługuje w wymiarze: sześciu dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, maturalnego oraz potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, oraz 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (art. 1032 § 1 k.p.). Należy podkreślić, że mimo iż urlop szkoleniowy przysługuje z mocy prawa, to jest uprawnieniem o charakterze wnioskowym. Dokształcający się pracownik nie ma obowiązku wykorzystania urlopu szkoleniowego. To, czy i w jakim wymiarze skorzysta z tego uprawnienia, zależy od jego inicjatywy. Oznacza to, że jeżeli do pracodawcy nie wpłynie stosowny wniosek od dokształcającego się pracownika, może on nie podejmować działań zmierzających do udzielenia urlopu. W konsekwencji w przypadku urlopu szkoleniowego nie obowiązują kodeksowe terminy na udzielenie urlopu, nie ma też możliwości wystąpienia urlopu zaległego. Utrata prawa do urlopu szkoleniowego następuje, jeżeli pracownik nie zawnioskuje o niego w odpowiednim czasie. Urlop szkoleniowy powinien zostać wykorzystany w powiązaniu czasowym ze zdarzeniem, które do niego uprawnia (np. w czasie bezpośrednio poprzedzającym egzamin zawodowy lub w semestrze, w którym ma nastąpić obrona pracy dyplomowej). Pracodawca może także uznać, że dokształcanie podjęte przez pracownika pozostaje bez związku z wykonywaną pracą i w związku z tym może nie być zainteresowany dofinansowaniem kosztów tej nauki. W takim przypadku pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż przewidziane dla pracowników podnoszących swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Zgodnie z art. 1036 k.p. mogą mu wówczas zostać przyznane: zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub urlop bezpłatny. Wymiar tych świadczeń pracodawca i pracownik ustalają w porozumieniu. Należy jednak podkreślić, że każdy przejaw wymiernej finansowo pomocy w nauce pracownika, np. poprzez dofinansowanie kosztów zakwaterowania na czas sesji, może zostać uznany za dorozumiane wyrażenie przez pracodawcę zgody na dokształcanie. To zaś pociąga za sobą obowiązek przyznania wszystkich uprawnień ustawowych przysługujących pracownikowi uczącemu się za zgodą pracodawcy, tj. płatnego urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy (o ile pracownik wystąpi z odpowiednim wnioskiem).

Jakie dokumenty wewnątrz firmowe regulują kwestie formalne związane z uczestnictwem pracowników w szkoleniach? Czy wystarczy uregulowanie tych kwestii w regulaminie pracy i podpis pracownika, że przyjął je do wiadomości, czy może kodeks pracy wymaga dalszych lub innych działań?

Takim dokumentem jest umowa szkoleniowa zawarta z pracownikiem, która nie może przewidywać postanowień mniej korzystnych, niż przewidują to przepisy kodeksu pracy. Jeżeli taki zapis zostanie wprowadzony do umowy szkoleniowej, będzie on z mocy prawa nieważny. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie w firmie regulaminu szkoleń, w którym oprócz możliwych rozwiązań kodeksowych mogą znaleźć się pożyteczne informacje w zakresie możliwości szkoleniowych i warunki, jakie trzeba spełnić, aby ze szkoleń korzystać.

Pamiętam, że pracując w korporacji, miałam do czynienia z tzw. „lojalkami”. Na jakich zasadach to funkcjonuje? Przykładowo wysyłamy pracownika na długoterminowe szkolenie lub studia, co wiąże się z namacalnym kosztem. Czy mamy prawo związać pracownika odrębną umową, „nakazującą” mu odpracowanie tej inwestycji?

Tak, pracodawca ma prawo skorzystać z takiej możliwości. Wszystkie te kwestie powinny być uregulowane we wspomnianej już umowie szkoleniowej. Dla celów dowodowych powinna być ona zawarta na piśmie i co do zasady określać wzajemne prawa i obowiązki stron, w tym np. zobowiązanie pracownika do pozostania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Jeszcze pytanie z obszaru dyskryminacji. Przypuśćmy, że zatrudniamy osobę (rodzica/rodziców) mającą pod opieką dziecko, nad którym konieczna jest opieka – rodzic nie może zostać na szkoleniach „po godzinach” lub w sobotę. Czy pracodawca ma prawo przesunąć go na niższe stanowisko lub w jakiś inny sposób dać mu odczuć swoje niezadowolenie z braku jego udziału w szkoleniu? Jakie są tego konsekwencje?

Kodeks pracy zawiera przepisy zabezpieczające prawa rodziców dzieci do lat czterech (art. 178 k.p.). Otóż jeżeli rodzice lub opiekunowie dziecka w wieku do lat czterech są zatrudnieni, z uprawnienia do odmowy wykonywania pracy w wymiarze powyżej ośmiu godzin korzysta tylko jedno z nich (art. 1891 k.p.). Zakaz zatrudniania w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy bez zgody pracownika opiekującego się dzieckiem w wieku do czterech lat dotyczy również sytuacji, gdy tylko jedno z rodziców pozostaje w zatrudnieniu, a drugie jest np. osobą bezrobotną. Przepis art. 148 pkt 3 k.p. nie stawia tutaj żadnych ograniczeń – istotne jest, aby pracownik korzystający z uprawnienia sprawował faktyczną opiekę nad dzieckiem, czyli przebywał wraz z dzieckiem we wspólnym gospodarstwie domowym. Tyle jeśli chodzi o przepisy, chociaż można wymienić wiele sytuacji życiowych, w wyniku których pracownik nie może pracować bądź uczestniczyć w szkoleniu poza godzinami pracy, nawet jeśli tylko wtedy takie szkolenie jest możliwe. Z pracownikiem trzeba oczywiście rozmawiać: ustalić, co można zrobić w jego trudnej sytuacji życiowej, i znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony, słowem – dogadać się.

Bardzo dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Marta Machalska,
prezes zarządu iPRO Sp. z o.o. Od 15 lat zawodowo związana z branżą HR, jest pionierem e-learningu w Polsce. Twórca międzynarodowych konferencji e-learningowych.

Małgorzata Malczewska
jest specjalistą, konsultantem, praktykiem w zakresie prawa pracy i jego stosowania. Posiada wieloletnie doświadczenie w obszarze HR-u. Od ponad 30 lat zajmuje stanowisko osoby zarządzającej obszarem kadr i płac, pełniła też funkcję pracodawcy. Koordynowała duże projekty HR-owe z zakresu prawa pracy i zarządzania. Specjalizuje się w restrukturyzacji, reorganizacji i przejęciach zakładu pracy lub jego części. Prowadzi także szkolenia z zakresu prawa pracy. Obecnie pracuje jako ekspert-doradca HR w Banku Ochrony Środowiska S.A.

Źródło: Miesięcznik Personel Plus, maj 2016