Choć od lat w firmach stosuje się czaty, fora i aplikacje do komunikowania się, dopiero kompleksowe rozwiązania, jak korporacyjne platformy społecznościowe, przynoszą biznesowi wymierne korzyści: szybsze dotarcie i reakcję na informacje, większą produktywność, dostęp i upowszechnienie wiedzy trudnej do przekazania, a także większe zaangażowanie pracowników.

Wiele osób zadaje sobie pytanie - czym się tak wszyscy ekscytują w narzędziach społeczościowych? Czy stosowanie ich w organizacjach daje realne korzyści, wnosi wartość do biznesu? Czy “social” to nowe, modne słowo, czy narzędzie poprawy wyników? Od dawna przecież firmy stosowały różnego rodzaju czaty, fora, aplikacje do przesyłania krótkich wiadomości między pracownikami.

Wydarzyło się jednak coś takiego, co sprawiło, że temat stał się nagle gorący. Powstały firmowe sieci społecznościowe. Miejsca swobodnej i masowej wymiany informacji, pomysłów i wiedzy pracowników. Choć wciąż organizacje nie wykorzystują ich całego potencjału, wiele argumentów przemawia za tym, że wnoszą one wiele wartości do biznesu.

Po pierwsze: skracają czas dotarcia do niezbędnych informacji i reakcji na nowe wiadomości

Z badań McKinsey Global Institute wynika, że przeciętny pracownik korporacji spędza aż 28 proc. czasu pracy w tygodniu na zarządzanie korespondencją mailową, a ok. 20 proc. czasu pracy tygodniowo na poszukiwanie niezbędnych informacji oraz kolegów w firmie, którzy mogą wesprzeć go ekspertyzą w realizacji zadań. Kiedy jednak zamiast przestarzałych kanałów komunikacji wewnętrznej stosuje się narzędzia społecznościowe, czas na poszukiwanie informacji i ekspertyzy można skrócić aż o 35 proc.

Po drugie: zwiększają produktywność

Te same badania McKinsey Global Institute pokazują, że stosowanie technologii społecznościowych zwiększa przeciętnie produktywność pracowników o 20-25 proc. Dzieje się tak dlatego, że narzędzia społecznościowe umożliwiają nieustanne rozprzestrzenianie się wiedzy w całej organizacji. Post zamieszczony przez jednego pracownika może pojawić się na ekranach wszystkich członków organizacji, albo wybranych grup. Przestają istnieć bariery geogrficzne, czy czasowe w rozprzestrzenianiu się informacji. Wszyscy zainteresowani, niezależnie czy są ich tysiące, odbierają tę samą wiedzę, w tym samym czasie, na dowolnie wybranym przez siebie urządzeniu.

Po trzecie: pozwalają pozyskiwać i dzielić się w całej organizacji wiedzą nieformalną, ukrytą w procesach i doświadczeniu pracowników

Jay Cross, światowy ekspert w zakresie e-learningu, twierdzi, że zaledwie 10 proc. wiedzy, której potrzebujemy do wykonywania pracy, znajduje się w naszych głowach. Pozostałe 90 proc. to wiedza zaszyta w głowach współpracowników. Tradycyjna komunikacja bezpośrednia, odbywająca się pomiędzy dwiema osobami, nie dawała dużych możliwości dotarcia do wiedzy innych osób. Wpisane w platformy społecznościowe mechanizmy publikowania wiadomości od jednej osoby do wielu i od wielu do wielu, zwielokrotniają nasze możliwości wsparcia się ekspertyzą innych osób, a nawet wielkich grup pracowników. Inteligentne mechanizmy wyszukiwania sprawiają, że znajdujemy dokładnie te odpowiedzi, do których chcemy dotrzeć, bez konieczności zadawania w kółko tych samych pytań.

Po czwarte: zwiększają zaangażowanie pracowników

Dzięki narzędziom społecznościowym informacje przepływają swobodnie we wszystkich kierunkach w organizacji, nie tylko z góry na dół. Każdy może się wypowiedzieć, a jego głos jest widoczny dla innych tak samo, jak głos prezesa. Odpowiedzi pojawiają się szybko po zadaniu pytania. Każdy może wnieść coś do wątku, nie tylko oficjalni ekspeci. Komunikacja jest przejrzysta, a ludzie widzą, że ich głos wpływa na decyzje organizacyjne. Stają się wtedy bardziej zaangażowani. Jak twierdzi Steve Nicholls, brytyjski ekspert od zastosowania nowych technologii w uczeniu się, uaktywniają też pracowników, którzy w bezpośrednich kontaktach odnoszą się do ludzi z większą rezerwą i przez to mają problemy z nawiązywaniem relacji. Wirtualne środowisko ułatwia im to i przekłada się na większe zaangażowanie.

Jeśli te argumenty nie wystarczą, niech za użytecznością platform społecznościowych przemówią liczby. Firma badawcza Gartner twierdzi, że do 2016 r. aż 50 proc. organizacji będzie posiadać platformę społecznościową, będąca odpowiednikiem Facebooka, z czego aż 30 proc. tego typu platform będzie miała w organizacjach status równy dziś poczcie elektronicznej czy telefonom. Social stanie się wkrótce rzeczywistością wielu pracowników.